La verdadera amenaza para la seguridad laboral en la era digital son otros humanos, es decir, aquellos que saben cómo usar las herramientas digitales. Tsedal Neeley
Cuántos meses escuchando la misma variación del mismo problema. Una empresa implantó Copilot. Otra tiene Gemini. En algunas conviven las dos, según el departamento. Y en todas, sin excepción, pasa lo mismo: la herramienta está instalada, IT mandó el comunicado, y el uso real es más o menos este: actas de reuniones, alguna pregunta puntual bien redactada para que no quede raro si alguien la ve, y poco más.
Mientras tanto, desde casa, desde el móvil, desde un portátil que no es el de la empresa, cada uno usa lo que le parece. ChatGPT, Claude, lo que sea. Sin política, sin criterio, sin que nadie lo haya dicho en voz alta.
Eso no es un problema de herramienta. Es un problema de criterio que nadie ha puesto encima de la mesa.
Lo que IT instaló y lo que el equipo hace con ello
Hay algo que me llama la atención cada vez que hablo con directivos sobre esto. La conversación casi siempre empieza igual: «sí, tenemos Copilot» o «nos han dado Gemini», dicho con el mismo tono con el que se menciona el sistema de fichajes. Está ahí. Se usa porque está. Pero nadie ha decidido realmente para todo lo que la pueden usar. Ya que aunque les hayan contado en el taller formativo las maravillas que hace, es cada departamento quien se encarga que su equipo la use cuando lo vean necesario, pero aquello de que pueden «automatizar procesos» eso es otro cantar, pues a ver qué procesos tiene que automatizar, cada uno trabaja como le ha parecido hasta ahora, o sea que a ver quién le pone cascabel al gato y toma la delantera. Eso mejor lo haremos otro día dicen.
El resultado es predecible. Cada persona encuentra dos o tres usos que encajan con lo que ya hacía, y ahí se queda. Actas. Resúmenes. Algún borrador de correo. El uso más visible, el más fácil de justificar si alguien pregunta.
Lo que nadie usa en la herramienta corporativa son las preguntas que de verdad le preocupan. Esas van al portátil de casa. O al móvil. Porque hay una incomodidad real, aunque pocas veces se nombre: no saber quién ve qué, esa es otra de las sospechas de algunos.
Eso es razonable. Y es exactamente lo que ninguna implantación corporativa de IA ha resuelto bien todavía, por lo menos en una gran mayoría.
El criterio que falta no es técnico
Cuando un equipo no sabe qué puede preguntar a Copilot sin riesgo, el problema no es que no hayan leído el manual. Es que nadie ha definido qué tipo de información puede entrar en esa herramienta, qué tipo no debe entrar, y por qué.
Esa conversación no la tiene IT. La tiene que tener el directivo de área.
Y no porque sea una conversación técnica, sino porque es una conversación de criterio. Qué tiene sentido hacer con esta herramienta en mi contexto concreto, con mis procesos, con la información que maneja mi equipo. Eso no está en ningún manual de Copilot ni de Gemini. Está en conocer el trabajo real del área.
El problema no es que la IA corporativa sea mala. Es que llegó sin ese criterio. Y rellenarlo a posteriori es más difícil de lo que parece, porque el equipo ya tiene hábitos formados, buenos o malos, y nadie los ha revisado. Y eso sin mencionar el trabajo del día a día, que consume el tiempo que podrían dedicar a explorar qué hacer con la IA que les han puesto en el departamento. Si ya en el pasado, para definir los contenidos de la web, era un calvario, imagina ahora para definir procesos que ni siquiera hasta ahora nadie había puesto por escrito.
Lo que haría antes de cualquier formación de IA
Antes de organizar un taller sobre cómo sacarle partido a Copilot o Gemini, hay tres preguntas que merece la pena responder:
- Qué información maneja el equipo y cuál de esa información no debería entrar en ninguna herramienta de IA, sea corporativa o no.
- Para qué decisiones concretas podría ayudar la herramienta, más allá de las tareas más visibles como actas y resúmenes.
- Qué está haciendo el equipo desde casa que no hace desde la herramienta corporativa, y por qué.
La tercera pregunta es la más incómoda. También es la más útil. Porque la respuesta revela dónde está la desconfianza real, y eso es lo que hay que trabajar antes que cualquier funcionalidad.
Otra cosa que me preguntan mucho
¿Cómo pueden saber mis jefes si estoy usando IA para hacer mi trabajo? Y otra que va de la mano: me han dicho que si subo un PDF a ChatGPT, que quite los datos. Pero si esos datos son precisamente de mi mercado y mi competencia, ¿qué hago?
Las dos preguntas revelan el mismo problema de fondo. No hay criterio definido sobre qué entra y qué no. Cuando ese criterio no existe, cada persona improvisa su propio límite, y el límite que improvisa suele ser el más conservador posible: no pregunto nada comprometido en la herramienta de la empresa, y lo que de verdad necesito lo hago desde casa.
El resultado es que la herramienta corporativa se convierte en la herramienta para lo que no importa. Y lo que importa se gestiona en paralelo, sin trazabilidad, sin política, y con el riesgo real de que esos datos del mercado y la competencia acaben en un modelo que no tiene las mismas garantías que el corporativo.
Ese es exactamente el problema que hay que resolver antes de cualquier formación.
Por eso dejé de recomendar herramientas.
Por eso dejé de recomendar herramientas. No porque no las conozca. Llevo hablando de tecnología para los negocios desde el año 2000, y desde 2021 documentando cada herramienta de IA que salía, probándolas, descartando la mayoría. Tengo un Excel con más de 200. Sé perfectamente cuáles funcionan y para qué.
Lo dejé porque me di cuenta de que la pregunta que más ayuda a un directivo no es «¿cuál uso?» Es «¿qué criterio necesito para decidir en mi contexto?» Y esa pregunta no la responde ninguna herramienta. La responde el trabajo previo de entender el área, los procesos, la información que maneja el equipo y los riesgos que nadie ha nombrado todavía.
Eso es lo que hago ahora.
Para cerrar, una canción, que me encanta, todo un clásico, sobre la diferencia entre seguir instrucciones y tomar decisiones. Que a veces no es tan obvia como parece. Laura Vaquero
Cuando la canción me encaja con lo que escribo
Encaja muy bien porque el tema del post no es “qué herramienta usamos”, sino qué criterio tenemos para decidir. La canción habla de volverse lógico, práctico, responsable, pero perder por el camino la capacidad de pensar con autonomía. Justo el problema que planteo: empresas llenas de Copilot, normas, instalación oficial y poca conversación real sobre juicio, contexto y límites.
O sea que sí, para cerrar, esta canción sobre eso que a veces confundimos con trabajar bien: ser lógicos, prácticos y obedientes, pero sin preguntarnos quién está tomando realmente las decisiones. The Logical Song, Supertramp.
FAQs
La regla práctica es esta: si la información que vas a incluir en la pregunta no la compartirías en un correo externo, no la metas en una herramienta de IA corporativa sin saber exactamente qué hace esa herramienta con los datos. El problema es que casi ninguna empresa ha definido ese límite por escrito. Mientras no exista, cada persona improvisa el suyo, y eso genera usos inconsistentes y riesgos que nadie ha validado.
Porque nadie ha definido para qué más tiene sentido usarlo en ese contexto concreto. Los talleres formativos muestran funcionalidades, no criterio de aplicación. El equipo adopta lo más visible y lo menos arriesgado, que casi siempre son las tareas administrativas. El resto queda sin explorar, no por falta de interés, sino por falta de un marco que diga qué tiene sentido intentar.
El taller de implantación enseña a usar la herramienta. No define qué información puede entrar, para qué decisiones tiene sentido usarla en cada área, ni qué hace el equipo cuando la herramienta no responde como esperaba. Son dos cosas distintas. Una es formación técnica. La otra es criterio de uso aplicado al trabajo real del departamento. La segunda casi nunca ocurre.
Que están gestionando información de la empresa en una herramienta sin las garantías del entorno corporativo. No es un problema de disciplina, es un problema de criterio no definido. Si la herramienta corporativa no cubre lo que el equipo necesita, la solución no es prohibir el uso externo sin más. Es entender qué necesitan realmente y si hay forma de cubrirlo dentro del entorno controlado.
En sectores regulados el margen de error es menor y las consecuencias de una mala decisión sobre qué datos entran en una herramienta son más costosas. La pregunta de «¿quién ve qué?» no es solo una incomodidad del equipo, es un requisito de cumplimiento. En esos contextos, definir el criterio de uso antes de desplegar la herramienta no es opcional, es parte del proceso.
Por tres preguntas previas al cualquier formación: qué información maneja el equipo y cuál no debería entrar en ninguna herramienta de IA, para qué decisiones concretas podría ayudar la herramienta en ese departamento específico, y qué está haciendo el equipo desde casa que no hace desde la herramienta corporativa. La respuesta a la tercera es la más reveladora. Indica dónde está la desconfianza real y qué hay que resolver antes de cualquier otra cosa.
