Es muy probable que debido a la situación causada por la COVID-19 tu rutina laboral se haya visto afectada. La irrupción forzada del teletrabajo supone un cambio de paradigma en la forma de trabajar de muchas personas, que de repente han visto como su entorno de trabajo, formado por compañeros, oficina, y reuniones y cursos presenciales, ha sido sustituido por herramientas digitales y entornos virtuales.

Muchas empresas están adaptándose todavía a lo que seguramente sea una forma de trabajar que se extenderá más allá de esta crisis, y están descubriendo un mundo completamente nuevo y con un sinfín de opciones.

Algunas están buscando nuevas formas de formar a sus trabajadores aprovechando un pequeño descenso de la actividad, otras buscan mejorar la comunicación y los flujos de trabajo. Lo que es seguro es que a menudo el desconocimiento de las herramientas nos lleva a buscar las soluciones equivocadas a problemas concretos, y confundimos unas cosas con otras.

Hoy nos gustaría hablar sobre las diferentes opciones a las que tenemos acceso en función de aquello que necesitemos, con el objetivo de disipar ciertas dudas ante la confusión que este tipo de herramientas digitales nos puedan causar.

¿Qué es y qué no es un LMS/plataforma de eLearning?

Un LMS (Learning Managing System), también conocidos como plataformas de eLearning, es un software que puede estar en la nube o podemos instalar en nuestro ordenador y que está enfocado a la realización de formación online.

Aunque existen plataformas de eLearning muy completas y que ofrecen muchísimas opciones y complementos, el principal objetivo de estos sistemas es la formación.

Es importante no perder de vista la función que un LMS debe cumplir, porque aunque se pueden crear entornos colaborativos, chats de texto o vídeo, subida de archivos, y otras funciones que puedan ser comunes con otras soluciones que presentaremos en este artículo, una plataforma de eLearning no sirve para todo ni nos ayudará en ciertas situaciones.

Por lo tanto, si lo que estamos buscando es un sistema que permita a los trabajadores recibir formación (independientemente de las funciones extra que podamos añadir), un LMS es lo que necesitamos.

Para ilustrarlo, os mostraremos varios ejemplos de este tipo de plataformas:

Sakai

Sakai es un LMS de código abierto desarrollado por la Universidad de Michigan y la Universidad de Indiana, al que con el tiempo se sumó el prestigioso MIT y la Universidad de Stanford.

La Fundación Sakai está formada por más de 100 instituciones universitarias, lo que nos deja bastante claro que su principal objetivo es el de proporcionar un entorno digital que facilite la formación de los usuarios. Millones de estudiantes en todo el mundo utilizan esta plataforma.

Entre sus múltiples funciones se incluyen sistemas de comunicación sincrónica y asincrónica, entornos de trabajo colaborativo para los usuarios, facilidad en la creación de cursos, o integración con herramientas de terceros. Todo enfocado al aprendizaje y la formación.

Aunque ha sido de los últimos en llegar, los usuarios valoran a Sakai como una de las mejores plataformas de formación online. Si quieres saber más sobre Sakai visita su página web

Moodle

Moodle es otro LMS de código abierto, y quizás uno de los más conocidos y utilizados del mundo. Tiene el privilegio de contar con una comunidad tremendamente activa que hace que esté en desarrollo constante, e incorpore nuevas características y mejoras cada poco tiempo.

Esto facilita la personalización del entorno virtual de aprendizaje que creemos, haciendo que tenga las características que queramos y que podamos adaptarla a la imagen de nuestra empresa.

Su facilidad de uso y su escalabilidad la convierten en una opción válida tanto para pocos usuarios, como para grandes empresas que quieran habilitar un portal de formación a muchas personas de perfiles muy diferentes.

La posibilidad de integrar herramientas de terceros (muchas compartidas con Sakai) dotan a Moodle de gran versatilidad. Visita la web de Moodle para conocer más sobre esta plataforma

Estos dos ejemplos: SAKAY y MOODLE, sirven para ver lo que ofrece una plataforma de eLearning y cuál puede ser su uso. Aunque algunas características puedan ser comunes a herramientas específicamente diseñadas al trabajo colaborativo, esto no las convierte en la mejor opción si lo que buscamos no es una plataforma de formación online.

Por qué elegir una plataforma de eLearning

A continuación resumiremos las razones que nos pueden llevar a escoger una plataforma de eLearning:

  • Si buscamos formación continuada para los trabajadores. Si quieres que los trabajadores se formen (especialmente si es algo optativo), abrir una plataforma que pueden utilizar en cualquier momento es una buena idea para evitar limitar los cursos a horas y días concretos.
  • Para reducir la inversión en formación. Tanto por parte de la empresa como por parte de los trabajadores, evitando desplazamientos, material, y gastos derivados de la formación presencial.
  • Para controlar el aprendizaje. Estandarizando la forma en que se reciben los contenidos, y la forma en que se imparten.
  • Mejora las competencias digitales. Aunque los entornos digitales sean algo habitual, no todas las personas se manejan igual en ellos. La formación online ayuda a mejorar las competencias digitales al tener que desarrollar el curso a través de este tipo de herramientas.
  • Metodología progresiva y eficaz. Poder estudiar a tu ritmo facilita que nadie quede rezagado, y que se retengan mejor los conocimientos adquiridos. Además, tenemos a mano muchos recursos en diferentes formatos para estimular al usuario y que no pierda interés.
  • Mejora la comunicación. Tener un canal directo con los trabajadores siempre es positivo. Todas las plataformas cuentan con sistemas de mensajería e incluso algunas permiten integrar programas de videollamada.

Herramientas y entornos colaborativos, ¿Para qué sirven y cuándo utilizarlos?

Sin embargo, si descartamos la formación como principal razón para crear un entorno online, hay opciones que nos serán mucho más útiles al estar específicamente diseñadas para otros objetivos.

Esto no significa que estos entornos no puedan servir para compartir conocimiento a través de diferentes formatos, pero no debería ser en ningún caso su razón de ser.

La necesidad de teletrabajar quizás haya impulsado el uso de estas herramientas, pero la realidad es que llevan años funcionando y que su efectividad está más que demostrada una vez nos habituamos a ellas.

Cuando hablamos de entornos colaborativos nos referimos a soluciones que integren diferentes funciones que nos ayuden en nuestro trabajo en diferentes aspectos: comunicativos, de gestión, control del flujo de trabajo o de almacenamiento, entre otras.

Por esta razón, y aunque compartan algunas características e incluso algunas de ellas incluso permitan crear entornos formativos (como Microsoft Teams), no debemos confundir estas herramientas con los LMS/plataformas de eLearning.

Las herramientas colaborativas pueden usarse para fines formativos, pero están diseñadas para un entorno laboral. Veremos algunos ejemplos para ver las diferencias con más claridad.

Microsoft Teams

El hub digital de Microsoft es un ejemplo perfecto de lo que es un entorno colaborativo. La principal ventaja es disponer de gran parte del software de Microsoft, como la suite de Office, Dynamic, Outlook o Skype, en un mismo lugar para que los diferentes equipos puedan trabajar de forma simultánea y coordinada.

Teams permite la perfecta compenetración en un entorno virtual creado para poder compartir contenido, notas, planificaciones empresariales y otros documentos que podamos necesitar de forma segura. Al estar todo en la nube, no hay riesgo de perder aquello sobre lo que estamos trabajando. Otra característica de este tipo de entornos, es que permite que varias personas trabajen sobre un mismo documento de forma simultánea.

Todo esto permitiendo comunicación sincrónica y asincrónica tanto con miembros del equipo como con clientes, proveedores, freelances y otras personas que queramos involucrar.

También permite la integración de herramientas de terceros, por lo que si estás acostumbrado a trabajar con un programa concreto es muy probable que también puedas utilizarlo en Teams.

Slack

Slack es otra herramienta colaborativa que poco a poco se ha ido consolidando como una de las mejores opciones para el trabajo en equipo.

Aunque sus creadores definen a Slack como un sistema que está reemplazando al correo electrónico, creemos que va mucho más allá mezclando elementos característicos de las redes sociales y de otras herramientas de comunicación.

El principal objetivo de Slack es el de aglutinar y dinamizar todos los aspectos relacionados con la comunicación de una empresa o proyecto, y esto lo consigue con un sistema de canales. Estos pueden ser públicos, compartidos (con otras empresas o colaboradores) o privados (si queremos que solo puedan acceder determinados miembros de un equipo), facilitando el acceso rápido a toda la información sobre un tema específico.

Al crear estos canales nos aseguramos de que no se pierda información en largas cadenas de mails, o que alguien no reciba algo porque alguien no lo haya incluido. Si formas parte de un canal, siempre estarás al corriente de lo que sucede y tendrás acceso al historial de mensajes, archivos subidos, herramientas utilizadas y todo lo relacionado.

También permite crear flujos de trabajo (workflows) para agilizar procesos. Por ejemplo, si recibimos una petición concreta que ha de ir para un miembro específico del equipo, podemos crear un workflow para que vaya directamente a la persona que ha de realizar esa tarea.

Como Teams, también permite la integración de programas externos y tan conocidos como Hangouts, Mailchimp, o Skype entre otros.

Teams y Slack son ejemplos de herramientas diseñadas para el trabajo colaborativo, y aunque comparten características con las plataformas de eLearning, su uso no está enfocado a la formación sino a crear y dinamizar espacios de trabajo online

Por qué utilizar plataformas y herramientas colaborativas

Muchas razones pueden ser las que nos lleven a buscar este tipo de herramientas, entre otras las principales pueden ser:

  • Mejorar la comunicación entre equipos: Creas espacios virtuales donde establecer conversaciones fluidas, sin pérdida de información y con una estructura sencilla, es casi obligatorio ante la avalancha de datos con los que podemos trabajar a diario.
  • Aumentar la inmediatez: Centralizar la información en espacios reducidos a miembros específicos ayuda a acceder con velocidad a aquello que necesitemos. Una estructura común de archivos y mensajes facilita mucho la labor del equipo.
  • Permitir el trabajo en remoto: Sin este tipo de entornos, el trabajo a distancia supone todo un reto. Cuando utilizamos herramientas que facilitan el teletrabajo, el tiempo invertido en comunicarnos y planificar tareas se reduce.
  • Mejorar la coordinación entre departamentos: ¿Conoces la expresión «la mano izquierda no sabe lo que hace la mano derecha»? Este tipo de herramientas permiten mayor transparencia entre equipos y departamentos, lo que mejorará la coordinación al saber siempre qué y cómo se está haciendo.
  • Mejora los flujos de trabajo al integrar varias herramientas en una: Cuanto más a mano tengamos aquello que necesitamos, menos tiempo perderemos buscándolo o utilizándolo. Centralizar procesos en una misma herramienta nos hará ser más productivos.
  • Permite intercambiar conocimiento: No son plataformas de eLearning, por lo que no están diseñadas para evaluar ni seguir unidades de estudio, pero eso no significa que no podamos compartir utilidades o información relevante para otros.

Si quieres conocer muchas otras herramientas para mejorar el trabajo en equipo a distancia (o en la oficina), puedes leer nuestro post sobre las mejores herramientas para el teletrabajo.

Entonces, ¿qué es mejor?

Pues como te hemos ido explicado a lo largo del post, lo mejor es lo que tú necesites. Aunque muchas características de este tipo de herramientas son comunes e incluso pueden integrarse entre ellas, el objetivo para el que están diseñadas es lo que hará que te decantes por unas o por otras.

Si necesitas un espacio donde crear contenido formativo, de forma que los usuarios puedan acceder a él desde cualquier parte, ser evaluados, comunicarse entre ellos y todo gire alrededor de la formación, necesitas un LMS. Están diseñados específicamente para gestionar los procesos de aprendizaje online e integran herramientas para facilitar la comunicación entre los participantes y los profesores/tutores.

Si por el contrario necesitas crear un entorno donde los trabajadores puedan establecer canales de comunicación fluidos, puedan organizar sus tareas, trabajar de forma simultánea en los mismos documentos, y optimizar los flujos de trabajo, las diferentes herramientas de trabajo colaborativo son la solución que necesitas.

Si todavía no tienes claro qué es lo más indicado para tu negocio, ¡ponte en contacto con nosotros! Estaremos encantados de ayudarte a buscar la forma de que alcances todos tus objetivos

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