Aunque hay muchos profesionales que llevan años teletrabajando, la cuarentena y las restricciones causadas por el virus SARS-CoV-2 que nos ha llevado a contraer una enfermedad desconocida, la COVID-19, han hecho que muchos más profesionales se hayan llevado el trabajo a casa.

Reconocemos que para algunos ha sido un cambio brusco y difícil al que hay que acostumbrarse, pero afortunadamente existen muchas herramientas que pueden ayudar a que nuestra jornada laboral sea tan o más productiva que antes.

Todo esto está enfocado a una buena comunicación y coordinación con todo el equipo. No solo son herramientas de trabajo, sino también, si tu empresa no ha establecido un protocolo, empezaremos con unas breves indicaciones de normas de conducta recomendables.

Te ayudaremos sobre todo a conocer más herramientas para la gestión de tareas y la mejora de la productividad, pero lo que es seguro es que muchas de estas herramientas las seguirás utilizando cuando recuperes la normalidad laboral ya que son tremendamente útiles, ¡empezamos!

Recordemos algunas normas para transmitir tu buena imagen de siempre

Antes de empezar, nos gustaría hacer un pequeño inciso viendo algunos comportamientos online con motivo del confinamiento. Anotamos unas breves pinceladas de normas básicas que no deberíamos descuidar. Por eso, utilices unas herramientas u otras para el teletrabajo, tu imagen sigue siendo muy importante aunque trabajes desde casa.

Lo mejor es comportarse como si estuvieses en la oficina, tanto si vas a reunirte en vídeo conferencia con compañeros, con clientes o con tus jefes. Nunca te reunirías con ellos en chándal o con batín, pues aunque no es necesario que te pongas corbata, sí puedes actuar con mayor naturalidad a como te reunirías con ropa de manera informal.

En cuanto a tu zona de trabajo, y antes de participar en una vídeo conferencia, lo recomendable es que pongas la cámara a la altura de los ojos para que no se te vea mirando hacia abajo o de lado. Utiliza un soporte o hasta libros, si es necesario, debajo de la pantalla para subirla a la altura de tu mirada con el objetivo de la cámara del PC, móvil o tableta.

Cuida el entorno que los otros puedan ver detrás tuyo en el vídeo. Es aconsejable retirar objetos personales que puedan distraer la atención, solo se trata que la habitación donde trabajas se vea recogida para no mostrar algo de descuido o dejadez.

Por último, pon atención a la luz. Facilita que los demás participantes puedan verte bien, evitando que se vea oscuro o que la luz enfoque a la pantalla, haciendo que se vean destellos.

Herramientas de videollamada y reunión

Para muchos profesionales las reuniones son una constante ya sean con clientes, con miembros del equipo, o con otros colegas con los que colaboren.

Una cuarentena como la actual puede hacer que perdamos contacto directo, pero afortunadamente existen muchas otras formas de poder comunicarse y reunirse con los demás.

Skype y Microsoft Teams

Skype de Microsoft es un clásico que lleva muchos años con nosotros, pero no por eso deja de ser una opción muy interesante para nuestras reuniones y videoconferencias.

Videollamada en Skype

Comunicaciones uno a uno, reuniones entre varias personas que van desde 3 hasta 50 participantes en función del dispositivo, aplicación para móvil, tables y escritorio, posibilidad de compartir pantalla para que los demás vean lo que queremos enseñarles, y la robustez de los servicios online de Microsoft para asegurar la calidad de las videollamadas.

Como detalle interesante, y que puede sernos muy útil si no tenemos una oficina habilitada en nuestra casa, Skype permite difuminar el fondo para que no se vea bien, destacando la persona.

Muy recomendable para empresas pequeñas o para reuniones de pocas personas.

Visita la web de Skype

Pero si necesitas reunirte o hacer una videoconferencia con un elevado númer de usuarios que además no formen parte de tus contactos, Microsoft también dispone de Teams.

Teams es una versión vitaminada de Skype, llegando a reunir hasta 10.000 usuarios que podrán chatear, enviar archivos y hacer videollamada. El sustituto de Skype for Business es Teams.

Visita la web de Microsoft Teams

Zoom

Una alternativa que se ha popularizado en esta cuarentena es Zoom, con un funcionamiento similar al de Skype pero con algunos matices. Sus principales diferencias respecto al servicio de Microsoft son las opciones de interacción que ofrece la herramienta.

Estas opciones van desde la posibilidad de realizar anotaciones grupales desde la llamada, hasta pedir el turno de palabra levantando la mano (de forma virtual) o crear fondos personalizados para dar un toque más profesional a nuestra emisión.

Además, permite llamadas entre un número enorme de participantes (¡1000 según la empresa desarrolladora!) pudiendo ver, eso sí, solo a 49 en pantalla de escritorio.

Visita la web de Zoom

Hangouts

Que un titán tecnológico como Google no ofrezca un servicio de videollamada sería raro, especialmente cuando tienen un ecosistema de servicios que pocas empresas podrían ofrecer. Y es que hace años que Google ya no es solo un buscador, también es el sistema operativo para dispositivos móviles más usado (Android), o un entorno habilitado para crear clases online y del que hablamos en este artículo.

Chat de Hangouts

Hangouts es la herramienta de comunicación de Google, basada en chat de texto, llamadas y videollamadas. ¿Su principal ventaja? La integración del resto de servicios de Google, que no son pocos, con Hangouts.

Programa llamadas en el calendario, envía las invitaciones a través de Gmail, o comunícala a través del chat de Google. Si tu entorno laboral está formado por herramientas de la multinacional norteamericana, Hangouts es una alternativa que complementará al resto de servicios que ya usas.

Eso sí, hay una opción gratuita y otra de pago, aunque la ofrecen gratis hasta el 1 de julio debido a la situación actual causada por el Covid-19.

Accede a Google Hangouts

Whereby

Si no quieres descargar aplicaciones, Whereby es tu herramienta de videollamada. Salvo que seas el organizador, caso que sí nos obligará a registrarnos en su página web, el resto de usuarios solo necesitan acceder a través de un link (personalizable, además) para participar en la llamada.

Demo de Whereby

Lo demás es muy similar a las otras alternativas de las que hemos hablado: posibilidad de grabar la llamada, compartir pantalla, y hasta 50 usuarios simultáneamente. Podremos utilizarla desde nuestro ordenador o desde móvil, solo necesitamos un navegador.

Visita la web de Whereby

Herramientas de gestión y comunicación con el equipo

Como no todo son reuniones y llamadas, sino también gestionar las diferentes tareas de cada equipo o trabajador de forma eficiente, las siguientes herramientas que os proponemos van enfocadas a facilitar la gestión y comunicación del equipo de forma asincrónica.

Slack

Una de las opciones favoritas de muchas empresas y trabajadores es Slack. Slack permite crear conversaciones entre miembros de un equipos sobre temas específicos, con el objetivo de facilitar la comunicación entre ellos delimitándolo por temas.

Etiquetas de proyectos Slack

De esta forma se evita que se mezclen conversaciones, haciendo que los miembros del equipo tengan claro en todo momento el objetivo de la conversación.

Además, Slack permite integrar muchas otras herramientas como calendarios de Google, Zoom, Trello (de la que hablaremos más adelante), Outlook o Gmail entre otras.

Crear flujos de trabajo, actualizar el estado de las tareas y de las personas que estén involucradas (para no interrumpirles en medio de una reunión o de una tarea específica), compartir archivos, o incluso chatear o hacer videollamadas. Slack es un entorno diseñado específicamente para mejorar la comunicación y la gestión de los equipos.

Visita la web de Slack

Trello

El favorito del equipo de GaeaPeople y una herramienta colaborativa estupenda, Trello es tan eficaz como sencillo de utilizar.

Tablero de Trello

En Trello podemos organizar nuestras tareas agrupándolas por clientes o tableros, y en cada cliente o tablero crear columnas donde agrupar las diferentes tareas, llamadas tarjetas.

Las tarjetas permiten incluir los miembros que participan en cada tarea, asignar colores para asociar las tareas de forma visual, crear checklists si un trabajo requiere de varios puntos para completarse, poner vencimientos y muchas más opciones.

Y por supuesto, Trello también permite la sicronización con otras herramientas de nuestro ecosistema.

Trello es una opción ideal para aquellos trabajos que requieran de varias personas involucradas y de múltiples tareas.

Visita la web de Trello

Monday

Monday es un CRM muy completo que permite gestionar clientes, equipos y tareas. Gracias a la automatización de procesos, que permite desentendernos de las tareas más mecánicas y repetiticas, facilita la creación de flujos de trabajo eficientes y organizados.

Además de permitir la integración con otras herramientas, Monday incluye la posibilidad de crear widgets y aplicaciones personalizadas, de ver de forma fácil todo el proceso de una tarea, y de aunar en un espacio único mucha información útil presentada de forma muy visual.

Sin duda una buena opción como CRM.

Visita la web de Monday

Hibox

Otra interesante herramienta para gestionar tareas y equipos online. Gestión de tareas, chat interno, videoconferencia, creación de diferentes grupos de trabajo, envío de archivos…Hibox ofrece muchas opciones para gestionar el flujo de trabajo y los tiempos desde una misma herramienta.

Hibox es un auténtico all-in-one, ofreciendo varias características de diferentes herramientas que estamos viendo en este artículo en una única plataforma.

Tiene un plan gratuito bastante completo (hasta 10 usuarios y 2gb de almacenamiento de datos), que incluye funciones interesantes. Si necesitas más, puedes ver los precios y las mejores que ofrecen los planes de pago.

Visita la web de Hibox

Tmetric

¿Quieres llevar un control horario exhaustivo de cada proceso, tarea o trabajo realizado? Tmetric es un temporizador de procesos, que permite crear informes detallados en función del proyecto, la tarea y el miembro del equipo implicado.

Interfaz de Tmetric

Esta herramienta permite ver cuántas personas y cuánto tiempo se ha dedicado a un proyecto, especificando la tarea mediante etiquetas y descripciones breves.

Puedes poner un cronómetro mientras trabajas para calcular el tiempo exacto, o añadir una entrada de tiempo de forma posterior.

Especialmente útil para organizarnos y distribuir mejor nuestro tiempo de trabajo, y para crear reports sobre las horas invertidas en una tarea determinada de forma sencilla.

Visita la web de Tmetric

Almacenamiento, gestión y envío de archivos

Tan importante es poder comunicarse y gestionar los procesos de trabajo, como poder acceder de forma sencilla a documentos, archivos y espacios compartidos con el cliente o los equipos.

Estas herramientas que os presentamos a continuación nos ayudarán a tener todo lo necesario a mano, a compartirlo de forma sencilla y a tenerlo bien organizado. Y muy importante: a tenerlo todo en servidores seguros.

Drive

Drive es el espacio de almacenamiento en la nube de Google que seguro que muchos ya conoceréis, pero ofrece mucho más que eso. Además de formar parte del ecosistema de Google, en el que se incluyen muchas otras aplicacioines útiles, Drive es una excelente herramienta colaborativa.

Google Drive

Permite editar y modificar documentos en tiempo real con varias personas a la vez, y dar permisos a terceros para verlo o para participar y descargarlo.

También incluye la posibilidad de sincronizar carpetas de forma local para trabajar offline gracias a su app para escritorio.

Tiene versión business y personal, escoge la que más se ajuste a las necesidades de tu proyecto.

Accede a Google Drive

Dropbox

Un clásico de este tipo de herramientas es Dropbox, que se ha ganado por méritos propios ser una de las más conocidas y utilizadas. Las diferencias con Google Drive son mínimas, y quizás tendríamos que irnos a temas de precio, espacio gratuito o de pago, o incluso a preferencias sobre la interfaz.

Sea como sea, Dropbox es otra herramienta completa para gestionar, guardar, editar y compartir documentos en la nube, para no preocuparnos del espacio en nuestro disco duro ni en cómo hacer llegar documentos pesados a clientes o colaboradores.

Igual que Drive, tiene su propia aplicación para el escritorio de tu ordenador para sincronizar lo que quieras de forma local. También tiene diferentes planes según tus necesidades.

Accede a Dropbox

OneDrive

Micrososft ofrece su propia solución, y aunque es muy similar a las anteriores, cuenta con una ventaja importante: la integración con Suite 365, o por decirlo de otra forma, la integración con Office.

Web de Microsoft OneDrive

Office es la suite de ofimática por excelencia, y aunque hay alternativas competitivas y que funcionan bien, sigue siendo la más extendida. Conocer Office significa utilizar un editor de textos o de hojas de cálculo que nos es familiar, y nos facilitará poder trabajar en un entorno colaborativo con herramientas que dominamos.

Escoge entre sus diferentes planes el que se ajuste a lo que necesitas, tanto a nivel de precio como de espacio.

Visita la web de OneDrive

iWork/iCloud

Muchos usuarios de Apple optan por utilizar productos relacionados con la compañía de Cupertino. Si trabajas con Mac OS y buscas un producto que complemente al resto de herramientas de Apple que utilizas, iWork junto con iCloud es tu entorno de gestión de archivos y mucho más.

Una vez más nos encontramos con una herramienta muy parecida al resto, con la principal diferencia de integrarse con la suite de ofimática de Apple. Esto incluye Keynotes para presentaciones, Numbers para hojas de cálculo, y Pages para documentos de texto.

Como vemos, iWork no está dedicado única y exclusivamente al almacenamiento de archivos en la nube, sino que es un ecosistema más completo en sí mismo que queríamos incluirlo para que los usuarios de Mac tengan alternativas propias, y que se complementa con iCloud, que sí es el entorno Apple en la nube.

Accede a iCloud y iWork

WeTransfer

Si no trabajamos con herramientas como las anteriores, o si nuestro cliente o colaborador no lo hace, existen otras formas de poder enviar archivos pesados.

Web de WeTransfer

Las limitaciones (lógicas) sobre el tamaño de los archivos que podemos enviar por correo, hace que tengamos que buscar alternativas para los documentos pesados.

En la imagen se aprecia la nitidez de la interfaz, y los requisitos para hacer el envío. Solo hemos de poner nuestro correo, el del destinatario, el mensaje y enviarlo.

WeTransfer permite, de forma sencillísima, enviar de forma gratuita archivos hasta 2gb de peso. Esto con la versión gratuita, que para muchos usuarios será más que suficiente. La versión pro aumenta hasta 20gb el peso del envío, y permite almacenar hasta un TB entre otros extras.

Podremos enviar un mensaje que el destinatario recibirá en su correo, junto a un enlace para descargar el archivo o archivos (que llegarán comprimidos),y que caducará a los 7 días. También podemos generar el enlace directamente y enviarlo por whatsapp, mail o por cualquier otra herramienta que permite mensajes.

Visita la web de WeTransfer

Ydray

¿Necesitas enviar archivos más pesados todavía? Ydray es la solución. 10gb de tope, una interfaz prácticamente igual que la de WeTransfer y los mismos requisitos.

Además Ydray permite personalizar el tiempo de validez del enlace generado (1 día, 1 semana o 10 días), e incluso protegerlo con contraseña, cosa que WeTransfer solo permite en la versión PRO.

Ydray es WeTransfer potenciado. Es menos conocido, pero quizás ya es momento de que lo tengas presente como alternativa. También tiene versión PRO, por si todavía necesitas más.

Visita la web de Ydray

Diseño y creatividad

Muchas reuniones y tareas, especialmente aquellas destinadas a la creación de un proyecto o al desarrollo de una idea, requieren de soluciones creativas que de forma presencial podrían realizarse mediante una pizarra o elementos visuales físicos.

También la colaboración entre el personal de diseño y creatividad es necesaria, haciendo que el poder compartir, editar y visualizar sus creaciones a distancia sea todo un reto.

¿Pero por qué no buscar alternativas para poder hacer lo mismo de forma remota? Estas herramientas que os presentamos a continuación os permitirán desarrollar y trabajar la parte creativa a distancia.

Canva

El equipo de GaeaPeople utiliza Canva de forma habitual, y de hecho ya os hablamos de sus bondades en nuestro artículo anterior sobre: CANVA una apuesta segura. Canva es una sencilla herramienta de diseño gráfico online, que permite crear contenido audiovisual incluso a los más principiantes.

Mediante un intuitivo editor podemos añadir elementos, redimensionarlos, cambiarles el color, añadir texto… un sinfín de opciones que los más experimentados exprimirán a tope, y que los no tan expertos dominarán en poco tiempo.

Crear cabeceras para redes sociales, gifs, presentaciones y muchos otros formatos audiovisuales nunca ha sido tan sencillo.

Los diseños se almacenan y se pueden compartir, facilitando que otras personas puedan editarlos también.

Visita la web de Canva

Mindnote

¿Quieres crear un mapa mental pero no sabes cómo hacerlo en tu ordenador? Mindnode es una herramienta que podría serte útil. También para hacer brainstorming y desarrollar procesos creativos mediante las ideas que van surgiendo, y organizarlas de forma fácil.

Demo de mapa mental de Mindnote

A veces no basta con anotar las ideas, sino que conviene estructurarlas y organizarlas de forma visual para poder desarrollarlas y que lleguen a concretarse. Mindnote puede ayudarte a conseguirlo sin necesidad de estar junto a tu equipo de forma presencial.

Como nunca sabes cuándo se te puede ocurrir algo, también dispone de versiones para dispositivos móviles.

Visita la web de Mindnode

Figma

Si estás desarrollando una web, y la parte creativa va separada de la parte técnica, Figma es un entorno web colaborativo donde varias personas podrán trabajar y editar al mismo tiempo sobre un mismo diseño.

Figma es un programa de diseño orientado a la colaboración, y que resulta especialmente útil para crear interfaces para webs y aplicaciones.

A menudo los procesos creativos se atascan, o se distancian de las posibilidades reales a la hora de aplicarlos a nivel técnico. Esto es lo que convierte a Figma es una útil herramienta al permitir que varios perfiles puedan tomar parte en el proceso.

Visista la web de figma

Miro

Miro es otro completo entorno de diseño colaborativo que coge lo mejor de Figma y de Mindnote, y lo mezcla con algunas características de otras herramientas de trabajo en equipo permitiendo chat, vídeo y colaboración sincrónica y asincrónica.

Mapa mental en Miro

Mapas mentales, trabajo sobre plantillas predefinidas o nuevas, flujos de trabajo, brainstorming… Miro puede ayudarnos a agilizar procesos creativos y de otros ámbitos, organizarlos, y sincronizarlos con otras herramientas.

Todo esto de forma remota e involucrando a todo el equipo.

Visita la web de Miro

Como veis, existen infinidad de herramientas que nos ayudarán a desarrollar nuestra actividad laboral desde casa como si estuviéramos en la misma oficina.

Internet y la alta velocidad han hecho que seamos capaces de trabajar en entornos colaborativos en tiempo real, mano a mano junto con nuestros compañeros y colaboradores, para que el teletrabajo no sea un problema.

Si quieres saber más sobre marketing, herramientas útiles para tu trabajo y otros aspectos que puedan hacer que tu estrategia en internet despegue, no dudes en visitar nuestros contenidos sobre Marketing Strategy.

Y si necesitas ayuda, ¡ponte en contacto con nosotros!

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