Organiza tu tiempo y trabajo con estas técnicas

Una buena organización del trabajo favorece la autonomía, el desarrollo y la satisfacción en ámbito profesional. Cuando la agenda está repleta de tareas es difícil gestionar el tiempo correctamente, por lo tanto, es importante determinar el orden de prioridades, tareas y subtareas relacionadas, herramientas relacionadas, personal implicado, duración de la ejecución de las tareas y sus fases, y fecha de entrega.

Para sacar el máximo provecho a las horas de nuestra jornada laboral, debemos tener en cuenta:

Las horas de mayor productividad en las que no sentimos con más energía y ganas de trabajar. Es recomendable identificar esos momentos del día en los que se está más concentrado para evitar las menos eficientes.
El entorno de trabajo es uno de los aspectos más importantes en cuanto a la organización del tiempo y trabajo. Se debe establecer una zona de trabajo y evitar cualquier tipo de distracción.
La concentración es un factor esencial. La mente debe estar despejada y centrarte en la actividad que se va a realizar para obtener unos resultados óptimos.

Existen diferentes técnicas para gestionar el tiempo de manera eficiente. A continuación, explicamos algunas técnicas para este fin:

Tablero Kanban

Un tablero Kanban es una manera muy sencilla de estructurar el progreso de tareas pendientes que tenemos que realizar. Consiste en crear diferentes columnas, cada una correspondiente a las diferentes etapas de un proyecto e ir colocando cada tarea a llevar a cabo en su columna correspondiente. Se deben ir moviendo las tareas para evaluar su avance.

Existen diferentes herramientas para llevar a cabo un tablero Kanban, entre las más conocidas en línea está Trello

Técnica Pomodoro

Una de las técnicas más populares debido a su sencillez y efectividad. Consiste en dividir tu jornada laboral en tiempos de 25 minutos. Durante esos tiempos se debe de llevar a cabo el trabajo sin ningún tipo de distracción y después tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarse. A lo largo del día se debe seguir el proceso y cada 4 pomodoros (bloques de 25 minutos) se debe de tomar un descanso más largo de 15 a 20 minutos.

Al tener el tiempo limitado, nos enfocamos más para realizar una actividad. Además, la ayuda de los descansos contribuye a despejar la mente para seguir trabajando de manera efectiva.

Diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt es un sistema de gestión de actividades, en las que se puede especificar el origen y el final, asignar las personas que lo ejecutan, calcular la eficacia de las tareas, etc. Gráficamente el diagrama de Gantt, se puede expresar en dos ejes: uno vertical, donde se especifican las actividades; y otro horizontal con los plazos de duración estimados.

Programas del paquete office como el Excel, permite insertar una plantilla de Diagrama de Gantt, insertarla y adaptarla a nuestro proyecto o tareas.

Mapas mentales

La clave principal para organizar y ordenar todas las tareas que debemos realizar a lo largo de la semana es crear un mapa mental. Concentrarse y realizar un mapa mental con listas o grupos de acciones nos ayudará a rentabilizar el tiempo invertido en las actividades pendientes. Herramientas digitales como Mindmeister, pueden ser una gran ayuda para nuestra planificación.

Gamificación

Una de las técnicas que sirven como aliciente para desarrollar dinámicamente las tareas, sobre todo si se trata de trabajo en equipo. Aunque también podemos marcar retos y premiarnos a nivel personal para mantener la motivación laboral. Asignar metas, entregar medallas o recompensas son las características clave que premian las tareas realizadas. Se trata de una herramienta de motivación, aprendizaje y mejora la producción de los trabajadores.

Las 5 eses japonesas de la productividad

Si por algo se caracteriza la cultura japonesa es por el arte que tienen para el orden y la disciplina. El popular método japonés de las 5S para mejorar la productividad se resume de la siguiente manera

Seiri (Clasifica): Elimina lo innecesario e identifica aquello indispensable en tu lugar de trabajo.
Seiton (Ordena): Mantén el orden teniendo en cuenta la frecuencia de uso de cada objeto.
Seiso (Limpia): Deja limpio tu espacio de trabajo al terminar la jornada.
Seiketsu (Estandariza): Interioriza los procesos anteriores para no tener que pensar en ellos.
Shitsuke (Disciplina): Esfuérzate en no olvidar lo aprendido.

Siguiendo estos simples consejos, sin duda te sentirás más a gusto en tu espacio de trabajo. ¡Arigatō!

Existen infinidad de técnicas para facilitar una gestión del tiempo y aumentar el nivel de productividad. Administrar y programar las tareas del día a día con herramientas digitales es un punto clave para optimizar el tiempo de trabajo.