Entre las habilidades personales que nos hacen ser más productivos y eficientes cuando trabajamos delante de la pantalla, hay dos que son esenciales: El dominio de las competencias digitales y la capacidad de gestión del tiempo de manera adecuada. En este post vamos a darte una serie de consejos para que aproveches al máximo tus horas de trabajo, para que logres esquivar las continuas distracciones que acechan en la sombra, cada vez que te dispones a concentrarte en tus tareas.

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1- Antes de empezar, respira

El estrés es uno de los principales enemigos de la gestión eficiente del tiempo, para combatirlo, reserva cinco minutos antes de empezar la jornada para dedicarlos a relajarte. Respira profundamente para oxigenar las células de tu cuerpo y de tu cerebro, y procura pensar en cosas agradables. Después vuelve a activarte poco a poco. Si tomas esto como un hábito, pronto descubrirás los beneficios que te aporta.

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2- Planifica

Hay ocasiones en que nos llegan tareas inesperadas que se nos piden para ayer. Estos contratiempos pueden romper tu rutina de trabajo y provocar que se retrasen todas tus otras tareas, seguramente conozcas esta situación. Una buena planificación minimiza los efectos negativos de estas tareas extraordinarias, y te permitirá reubicar aquellas labores menos urgentes y priorizar. Un calendario de tareas, aunque sea simple y orientativo, es básico para poner en orden tus ideas y te permite mejorar tu concentración.

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3- Puntualidad al empezar, para ser puntual al terminar

Con el teletrabajo, muchas empresas han accedido a dotar a sus empleados de cierta flexibilidad horaria. Esto parece muy bonito a primera vista, pero si se te va de las manos puedes verte trabajando mientras deberías estar cenando con tu familia. Márcate un horario y procura cumplirlo estrictamente, reservando un tiempo antes de empezar para desayunar y relajarte. Enciende el ordenador cinco minutos antes de tu hora de inicio (puntualidad inglesa), para poder apagarlo cuando hayas cumplido con tu jornada sin sentir que has estado perdiendo en tiempo.

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4- Haz un buen uso de las herramientas de comunicación digitales

En el caso de tener que asistir a reuniones, piensa si tu presencia física es realmente necesaria. Para una primera reunión con un cliente, quizás te interese presentarte personalmente para empatizar mejor con la otra persona y generar una mayor confianza. Pero en el caso de reuniones recurrentes o de seguimiento, la mayoría de veces es suficiente una conexión mediante videoconferencia. Ganarás tiempo para ti y para tu interlocutor.

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5- No permitas que te hagan perder el tiempo

La poca puntualidad o la mala planificación de compañeros, socios o colaboradores, no debe verse reflejada negativamente en tu horario. Deja claro a tu equipo la hora de inicio a las reuniones, y establece un sistema de avisos para posibles incidencias que puedan causar retrasos. No esperes a los rezagados, si no están a la hora acordada, empieza sin ellos.

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6- Usa plantillas para ganar tiempo

Facturas, presupuestos, newsletters, comunicados, presentaciones… Sea lo que sea que tengas que hacer, probablemente existan plantillas en internet que te permitan reducir buena parte del trabajo. Si no encuentras la que necesitas, dedica el tiempo necesario a crearla para poder reutilizarla tantas veces como te sea necesario.

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7- Céntrate en los resultados

En ocasiones confundimos “estar ocupado” con ser productivos. Márcate unos objetivos claros y calcula el tiempo que requieres para lograrlos, pero recuerda que lo importante es el resultado. Invertir dos horas de más en una tarea no significa que el resultado vaya a ser mejor. A veces delegar un trabajo que se nos antoja tedioso a un compañero con mayor capacidad para realizarlo, puede ayudarnos a ambos a conseguir un mejor resultado. Céntrate en la calidad, no el la cantidad.

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8- Prioriza tus tareas

Es probable que se te acumule la faena en montones de tareas distintas. En este caso, pisa el freno y haz una revisión de todo aquello que tienes pendiente. ¿Qué es lo más importante? ¿Qué tarea es más urgente? ¿Estás centrado en la más importante?. Prioriza y céntrate en la parte del trabajo que consideres más relevante y que tenga un impacto mayor en las demás y no te equivocarás.

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9- Concéntrate en una tarea, antes de pasar a la siguiente.

Los humanos (y no solamente los hombres), no estamos programados para realizar de manera eficiente distintas tareas a la vez. Puede ser que trabajes de forma simultánea en distintos proyectos o tareas concretas, pero ¿los resultados son buenos? ¿Eres capaz de centrarte lo suficiente en cada una de ellas? ¿Has probado de trabajar de otra forma?. La realidad es que cuando estamos distraídos por múltiples estímulos, no somos capaces de finalizar de forma óptima nada de lo que tenemos en marcha.

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10- Aprovecha la tecnología

Estar al día de los nuevos programas o las nuevas versiones de herramientas digitales que utilizas en tu día a día, puede hacerte ganar mucho tiempo. A menudo, invertir unas horas en investigar una herramienta que desconoces, puede ahorrarte muchísimas más en un futuro.

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11- Evita la “parálisis por análisis”

Si tu trabajo no consiste en analizar datos y resultados, no te obsesiones en ello. Las empresas bien organizadas y estructuradas, suelen contar con el perfil de un analista profesional que se encargará de ello, o bien derivan este servicio a una empresa especializada que se encargue de realizar un estudio completo de análisis y gestión de datos. Está bien consultar algunos datos para saber como evoluciona el trabajo realizado, pero no pierdas horas en intentar sacar demasiadas conclusiones, deja esta parte a los profesionales.

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12- Márcate fechas límite

Una cierta presión nos ayuda ser más productivos y competitivos. Marcarte una fecha límite ajustada, hace que nuestro propio organismo genere adrenalina y estimule la creatividad. Esfuérzate en cumplir con las fechas límite para obtener la recompensa y la satisfacción de poder tachar una tarea de la lista de “pendientes”.

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13- Mantén ordenados tus documentos

¿Cuánto tiempo pasas a la semana buscando documentos o archivos que tienes distribuidos en distintos espacios?. Ya sean documentos en papel o en el ordenador, mantenerlos ordenados es una de los aspectos más importantes para una correcta gestión del tiempo. Crea un archivo para los documentos físicos con distintos apartados y asígnale un lugar, y haz lo mismo para todos tus documentos virtuales. Usar herramientas online o en la nube para organizar tus documentos, te permitirá además, tener acceso a ellos des de cualquier lugar.

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14- Que la tecnología se adapte a ti

Actualmente hay un montón de herramientas digitales que podemos usar para organizarnos, pero usarlas o no, debe depender de la utilidad y la practicidad que nos proporcionen. Si en tu sistema organizativo usas posits de forma eficiente o una libreta donde apuntar notas importantes y te funciona, quizás no necesites más. Valora los beneficios que te aportará una herramienta antes de plantearte implementarla en tu metodología de trabajo.

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15- Desconecta cuando sea el momento

Al concluir la jornada, no te costará desconectar si te sientes satisfecho con el trabajo realizado. Si por el contrario has estado disperso y no has sido productivo, probablemente apagues el ordenador con una sensación poco agradable, o pases horas de más tratando de compensar el tiempo perdido. Respetar los horarios y enfocarte plenamente en el trabajo cuando toca, te ayudará a disfrutar más de tus horas libres, dedicándolas por completo a tus aficiones, a la familia, los amigos o a lo que te apetezca.

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Seguir estos consejos te ayudará a establecer una dinámica de trabajo y una rutina más productiva y creativa, pero lo más importante es que también tendrán una repercusión en tu salud física y mental.

El trabajo es importante y necesario en la vida, pero debe haber vida después del trabajo.

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