Hoy en día es fundamental disponer de herramientas como los formularios para recopilar datos que nos ayuden a mejorar nuestros resultados. Ya sean relacionados con la comunicación externa, el marketing digital, las ventas, la  atención al cliente o la comunicación interna y el bienestar de los trabajadores. 

Por lo que se refiere a los datos de marketing, y con las políticas de uso de cookies cada vez más estrictas, el recopilar datos con nuestras propias herramientas es una de las estrategias más recomendadas (first party data vs third party data, datos propios vs datos en manos de terceros).

La empresa que decide incorporar datos, debe disponer de un sistema práctico para recopilarlos y buenas herramientas para gestionarlos. También metodologías óptimas y profesionales capaces de analizarlos y extraer conclusiones. A veces, no todos los elementos de este engranaje son fáciles de cohesionar dentro de la corporación. Por este motivo, desde GaeaPeople te ofrecemos el equipo humano que necesitas para resolver tus problemas. Para que puedas llegar al final del proceso de recopilación, extracción y análisis de datos y puedas tomar decisiones inteligentes que te permitan mejorar tus resultados.

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Algunos aspectos previos a tener en cuenta antes de crear formularios o encuestas online

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Antes de embarcarse a recopilar datos es fundamental tener al día la política de privacidad y cumplir con la ley de protección de datos, que deberá revisarse de la mano del departamento legal interno o externo de la empresa. Se deberá tener en cuenta el carácter de los datos que se recopilan, puesto que si se trata de datos sensibles, estaremos sujetos a más normativas en relación al tratamiento de estos o la seguridad de los servidores. 

También deberemos ser conscientes que cada acción de recopilación de datos de nuestra empresa no debería ser aislada. Todo debe formar parte de un sistema común entre departamentos, o como mínimo, conectado entre sí. Debemos pensar en los datos de la empresa como una parte importante de sus activos. Y utilizar un sistema que permita trabajar de manera transversal entre las distintas áreas para cada objetivo. Es decir, antes de hacer una implementación tecnológica, averigua qué herramientas se están empleando en otros departamentos y si puedes aprovecharte del conocimiento de estos.

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Planifica, unifica, integra

Pasa a menudo que las empresas acaban con un montón de herramientas distintas en cada departamento, y finalmente se encuentran con las bases de datos desconectadas, teniendo que casar excels de aquí para allá, reinventando la rueda, multiplicando la curva de aprendizaje de los equipos (con el tiempo que conlleva), y no menos importante, incrementando los costes de desarrollo o de las licencias. En definitiva, un cacao difícil de manejar que provoca aún más estrés y reduce las enormes posibilidades de tener todo bien ordenado.

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Las preguntas que debes hacerte antes de elegir herramienta para hacer formularios.

¿Para qué quieres los formularios? (Objetivo)

Ampliar nuestra base de datos de clientes potenciales (captar leads), obtener feedback para mejorar producto, crear un buzón de sugerencias interno o hacer una encuesta de satisfacción son algunos de los motivos habituales para crear formularios. 

¿Los quieres para cumplir con un objetivo específico o quieres una herramienta flexible que pueda cubrir varios objetivos y te permita crear formularios para lo que sea?

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¿Dónde quieres que se muestre el formulario?

El formulario lo puedes ubicar en tu web actual, que tenga un espacio propio con una dirección propia, que se responda por correo electrónico o que esté en la nube bajo el dominio del proveedor de formularios.

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¿Debe ser público o solo para uso interno o privado?

Puede que el formulario sea parte de una encuesta pública para luego publicar un estudio sectorial o un artículo especializado. O bien se estén recopilando datos entre los clientes para la mejora de un producto o servicio. En función del uso, limitaremos el acceso a la herramienta para impedir que nos entren datos de usuarios que no nos interesan. 

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¿Dónde se almacenarán los datos recopilados?

Existen numerosas plataformas de formularios en la nube que permiten almacenarlos en sus propios servidores y consultar informes desde su propia plataforma. Se trata de plataformas SaaS (Software as a Service) o también llamados servicios cloud. Este tipo de plataformas están muy optimizadas para su fin, y son de rápida implementación, ya que está todo desarrollado y suele implementarse al momento en el que se contrata un plan de pago que suele ser mensual o anual.

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¿Cómo quieres gestionar o explotar estos datos?

Necesitarás que la base de datos de respuestas se conecte a otras herramientas de análisis y dashboards. ¿Cómo quieres descargar o visualizar los datos que te permitirán tomar decisiones? Hay veces que con la posibilidad de descargar un excel para cruzarlo con otros que tenemos de otras herramientas nos sirve, aunque no es la solución más ágil ni más práctica. Lo ideal es que tu herramienta de formularios se conecte mediante APIs a otras herramientas que tengas para que tú sepas que tienes un centro de datos cruzados y puedes consultarlos a la vez y sin perder ni un minuto en la gestión de esta tarea. 

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¿Con qué herramientas o bases de datos se tiene que conectar el formulario?

En caso de que tengas claro que quieres que se conecte, haz un listado de todas las herramientas y datos que quieres cruzar, y verifica que la herramienta que quieres contratar se puede conectar de forma fácil. En caso contrario deberás contratar una empresa o programador para que integre a medida las herramientas. Desde GaeaPeople tenemos mucha experiencia y podemos asesorarte y ejecutar las programaciones que necesites.

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¿De qué presupuesto dispones?

Una vez evaluados los puntos anteriores y hecha la carta de los reyes magos, es decir, el formulario ideal con todo lo que te gustaría que hiciera,  es necesario ser realistas y evaluar las posibilidades reales que tenemos con el presupuesto del que contamos. 

La implementación de un formulario puede costar desde 0 € (sin contar tus horas o las de tu equipo) hasta 20.000  € (si, cuando se contratan herramientas de suscripción anual y se necesitan muchos usuarios llegamos a ver estas cifras y más)

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¿Cuentas con perfiles internos capacitados en tu equipo o equipo externo?

Ya sea para programar la herramienta de formularios, o con conocimientos técnicos para coordinar proveedores correctamente, necesitarás una persona que sea capaz de definir correctamente las necesidades para elegir la mejor solución con el presupuesto disponible. 

También puede ser que dispongas de una empresa proveedora  que te pueda ayudar con servicio de consultoría o de desarrollo e implementaciones tecnológicas como GaeaPeople. En tal caso, no deberás preocuparte de nada más que de contarnos con detalle qué quieres conseguir con el formulario y respondernos las preguntas enumeradas anteriormente.

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Las 5 mejores herramientas para crear formularios web

Hay varias formas de ejecutar un formulario a medida, o bien de crear una herramienta de formularios versátil. En función de las necesidades tendrá un coste distinto y requerirá de mayor o menor tiempo para su implementación, si quieres que te hagamos una propuesta en este aspecto no dudes en contactar con el equipo de GaeaPeople. 

En relación a las integraciones con otras aplicaciones y herramientas se puede conectar con casi todo:

• Herramientas de gestión de tareas como Slack o Trello, Monday, Asana, Microsoft Teams
• Herramientas de almacenamiento como Dropbox y Google
• Softwares de CRM y ventas como Salesforce, Pipedrive, Hubspot
• Herramientas de email marketing como Mailchimp, Active Campaign, o Infusionsoft  
• Herramientas de analíticas como Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel

Con el plan BASIC, podrás crear y mandar encuestas con hasta diez preguntas y usar una variedad de diseños suficiente para que estos estén adaptados a tus requisitos corporativos. Aunque si quieres extraer datos de usuarios, crear encuestas recurrentes o incorporar la opción de realizar pagos (opciones que hacen de los formularios herramientas realmente prácticas), tendrás que optar por alguna de sus opciones de pago. 

Entre sus virtudes destacan:

• Gran variedad de formatos en que podrás realizar tus formularios
• La creación de encuestas compartidas y gestionadas por distintos miembros de un equipo, que podrán también acceder al análisis de resultados.
• Un excelente soporte técnico.
• Opciones de personalización de paneles de control, gráficas, tablas y demás elementos. 
• Posibilidad de exportar los datos obtenidos en distintos formatos (CSV, XLS, PDF, SPSS…).
• Posibilidad de integración con otras herramientas y aplicaciones.

Se puede usar gratuitamente y acceder a todas sus opciones (aunque de forma limitada), o puedes contratar el plan que mejor se adapte a tu volumen de envíos.

En cuanto a integración, Jotform no se queda corta. La herramienta se puede integrar con Google Drive, Paypal, Slack, Dropbox, Mailchimp, Stripe, Trello y una larga lista de aplicaciones.

Los formularios de Google forms son básicos pero prácticos, y pueden serte de utilidad para experimentar con los formularios hasta que te decidas a incorporar su uso en tus estrategias de captación de leads y de gestión y obtención de contactos.

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¿Sigue tu empresa una estrategia de captación de leads mediante formularios?¿Utilizas alguna herramienta distinta para tus formularios o encuestas online? ¿Cuál es tu favorita? Nos encantará leer tus comentarios, escuchar tus recomendaciones y aconsejarte sobre la mejor solución posible para tu caso concreto.